枣庄学院教学档案管理实施细则(试行)

枣院教字〔2005〕6号

为了加强教学档案管理工作，充分发挥教学档案在学校教学活动、教学管理、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和管理水平，逐步实现教学档案管理工作规范化、科学化，特制定本细则。

一、教学档案工作的基本原则

(一)凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。

(二)教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是学校档案的主体、核心和重点。

(三)教学档案是实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发和利用。

(四)教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任制，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业就业、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

(五)各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应专(兼)职档案人员统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向学校档案部门办理移交。

(六)努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变，分散管理向集中统一管理转变，手工管理向现代化管理转变，逐步参与教学管理，成为教学管理和教改的参谋部门，成为教学业务工作的信息咨询部门之一。

(七)逐步建立教学档案数据库，并纳入全校信息系统统一管理和开发利用。

(八)要把教学档案工作列入本校教育发展计划，在经费、库房、设备和用人配备等方面给予保证。每年从教学经费中给予教学档案工作适当的资助。

二、教学档案归档范围的确定

(一)确定的原则

1．归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2．归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3．归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

(二)归档的主要内容和重点

1．归档的主要内容包括综合管理、学校与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学生工作、毕业生工作、教材等方面(具体归档范围详见教学档案归档目录)。

2．归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

3．不归档的文件材料

(1)上级有关教学的普发的(非专指高校)不办的文件。

(2)上级有关教学的未定稿文件。

(3)重份文件。

(4)无查考利用价值的事务性临时性文件。

(5)非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件。

(6)校内其他单位发来的文件。

(7)与校外单位交换来的材料。

三、教学文件材料的部门立卷与归档流程

(一)形成与积累

1．每年新学年开始后，由分管档案工作的校长向各系、处部署新学年工作时，同时向系(处)办公室主任、教学秘书部署形成积累教学文件材料的任务。

2．教务部门会同档案部门向各系、处发放各种教学文件材料。

3．系、处兼职档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料，并定期进行整理。

4．档案室随时了解、督促、检查、指导兼职档案管理员是否做好文件材料的积累工作。

5．归档的教学文件材料，必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。

6．教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件(研究生论文、专著、优秀教材等)除原稿外，酌加副本。

(二)整理组卷

1．坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各系或教学管理部门的兼职档案员负责将积累的文件材料向档案部门归档。

2．根据教学文件材料的形成规律，保持有机联系和便于查考利用的原则进行组卷。原则上相同的内容的文件材料组成一卷，同一内容的文件材料数量多可分别组成若干卷，每卷不超过200页。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一、文件较少者按不同内容分别组成簿卷。

3．在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期顺序排列。

4．卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；批复在前、请示在后的要求排列。

5．卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损的文件材料应进行修补。

6．凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者、时间。

7．各种材料大小应为16开或A4大小，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

8．书写材料包括纸张、墨水等材料要优质，字迹要工整，严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸书写，以便长期保存。

9．文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管，但需填写与方案材料卷一致的档号。按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均为一面编号一个页号，页号位置在非装订线一侧的上角。不装订的以件为单位者，应在右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。

10．填写卷内目录及备考表。

11．填写案卷封面各栏目，标题要简短准确。

(三)归档验收

1．由归档人员填写归档说明书，说明书放在第一卷卷内目录之前。

2．移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全、排列书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

3．移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。

4．教学综合管理文件次年6月底前归档，其他各类材料寒假前归档。

四、教学档案工作岗位责任制

(一)分管教学工作的校领导职责

1．组织学习贯彻《档案法》及有关档案工作的方针、政策，把教学档案工作列入本校工作计划，在经费、用房、设备、人员配备及档案干部和各种待遇等方面提供条件。

2．定期检查和研究教学档案工作中存在的实际问题。

(二)教学管理部门领导的职责

1．制定和健全有关管理制度，切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中，并监督各部门执行。

2．加强与学校档案部门联系，共同做好业务指导和监督检查工作，保证教学档案质量。

3．对本部门管理干部和兼职档案员提出具体要求，并帮助他们解决一些实际困难。

(三)各部门兼职教学档案人员的职责

1．做好本单位教学文件材料的形成积累工作。

2．将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订整齐，并及时向学校档案室移交。

3．做好存放在本单位的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。

4．教研室主任职责

(1)负责收集教研室和典型教案、集体备课记录、试题、试卷等向所在部门兼职档案员移交。

(2)督促教师向学校档案部门归档移交各种业务档案。

附件：枣庄学院教学档案归档目录.doc

二○○五年十一月四日